Vale a pena trocar de contador quando o serviço atual deixa de oferecer segurança, clareza ou suporte suficiente para manter a empresa regular e tomar boas decisões.

A troca também deve ser considerada quando existem atrasos, erros recorrentes, falta de orientação, ausência de acompanhamento tributário ou dificuldade para obter informações sobre a própria empresa.

Para um psicólogo, esses problemas podem afetar diretamente o cálculo dos impostos, o Fator R, o pró-labore, a emissão de notas fiscais e a entrega de obrigações específicas, como a Dmed.

Trocar de contador não exige fechar o CNPJ nem abrir uma nova empresa. O que muda é o profissional ou escritório responsável pela contabilidade.

O que um contador deve entregar à empresa?

A função da contabilidade não se limita ao envio das guias de impostos.

O profissional contábil deve registrar as movimentações da empresa, apurar os tributos, entregar as declarações, processar a folha e elaborar os demonstrativos aplicáveis.

A escrituração contábil é obrigatória para empresários e sociedades empresárias e deve ser baseada na documentação das operações. Ela permite elaborar o balanço patrimonial e a demonstração do resultado da empresa.

Uma contabilidade adequada deve cuidar de atividades como:

• Apuração dos impostos;
• Entrega das obrigações fiscais;
• Escrituração contábil;
• Pró-labore;
• Folha de pagamento;
• Conciliação das movimentações;
• Balanço patrimonial;
• Demonstração do resultado;
• Orientação sobre notas fiscais;
• Controle de retenções;
• Acompanhamento de pendências;
• Suporte para decisões tributárias.

Para entender essa rotina, consulte o artigo sobre como funciona a contabilidade para psicólogos.

Sinais de que pode ser o momento de trocar de contador

1. Você não recebe orientação

Enviar guias sem explicar como os valores foram calculados não caracteriza um atendimento consultivo.

O psicólogo deve conseguir entender:

• Qual regime tributário utiliza;
• Em qual anexo do Simples Nacional está;
• Qual é sua alíquota efetiva;
• Como funciona o Fator R;
• Qual valor deve receber como pró-labore;
• Quais declarações são entregues;
• Quais documentos precisa enviar;
• Quanto pode retirar da empresa;
• Se existem pendências fiscais.

Quando essas informações nunca são apresentadas, o empresário fica dependente de guias e não consegue avaliar se a tributação está correta.

2. Os impostos aparecem sem explicação

Oscilações nos impostos podem acontecer por mudanças no faturamento, na faixa do Simples Nacional, no Fator R ou nas retenções realizadas por clientes.

O problema surge quando o valor aumenta e o contador não consegue explicar o motivo.

Alguns sinais de alerta são:

• Guias com valores muito diferentes sem justificativa;
• Impostos recalculados com frequência;
• Cobranças referentes a períodos antigos;
• Multas por atrasos;
• Tributos que não correspondem ao faturamento;
• Divergência entre notas fiscais e apuração;
• Falta de memória de cálculo.

Antes de concluir que o imposto está errado, é necessário revisar o faturamento, o regime tributário e as informações enviadas à contabilidade.

O artigo sobre como reduzir impostos sendo psicólogo apresenta os principais pontos que devem ser analisados.

3. O Fator R não é acompanhado

A atividade de Psicologia pode ser tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V do Simples Nacional, conforme a relação entre a folha de salários e o faturamento.

Quando o Fator R é igual ou superior a 28%, a atividade pode ser tributada pelo Anexo III. Quando fica abaixo desse percentual, a tributação ocorre pelo Anexo V.

Esse cálculo deve ser acompanhado mensalmente, pois mudanças no faturamento, no pró-labore ou na folha podem alterar o anexo utilizado.

Se o contador não acompanha o Fator R, o psicólogo pode:

• Pagar mais impostos do que esperava;
• Definir um pró-labore inadequado;
• Ser surpreendido por mudanças de anexo;
• Tomar decisões sem uma simulação completa;
• Não identificar oportunidades legais de planejamento.

Veja a explicação completa no conteúdo sobre o Fator R no Simples Nacional.

4. Existem atrasos e erros recorrentes

Um erro isolado pode acontecer e deve ser corrigido rapidamente.

Entretanto, atrasos e falhas frequentes indicam que o processo contábil pode não estar funcionando corretamente.

Entre os problemas mais graves estão:

• Impostos entregues depois do vencimento;
• Declarações omitidas;
• Notas fiscais apuradas no período errado;
• Pró-labore não informado;
• Funcionários cadastrados com atraso;
• Falta de entrega da Dmed;
• Pendências não comunicadas;
• Informações divergentes entre declarações;
• Multas causadas por falha operacional.

A empresa pode consultar sua situação fiscal e verificar pendências que impedem a emissão da certidão de regularidade fiscal. A Receita Federal disponibiliza essa consulta nos serviços de certidões e situação fiscal.

É importante verificar se o atraso foi causado pela contabilidade ou pela falta de documentos enviados pela própria empresa.

5. A empresa não possui escrituração contábil

Empresas do Simples Nacional também precisam manter registros contábeis adequados.

Receber apenas o DAS não significa que a contabilidade esteja completa.

Sem escrituração, o psicólogo pode não ter acesso a:

• Balanço patrimonial;
• Demonstração do resultado;
• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Controle patrimonial;
• Lucro contábil;
• Informações confiáveis sobre retiradas;
• Histórico financeiro da empresa.

A ausência desses registros dificulta a comprovação dos resultados, a distribuição de lucros e a análise da saúde financeira do consultório. O Conselho Federal de Contabilidade esclarece que a obrigatoriedade da escrituração alcança as entidades independentemente do porte.

6. O atendimento é demorado ou confuso

Um contador não precisa responder imediatamente a qualquer horário, mas deve possuir canais, prazos e processos claros de atendimento.

A troca pode ser considerada quando:

• As mensagens não são respondidas;
• Não existe prazo para retorno;
• Cada atendente apresenta uma orientação diferente;
• O cliente não sabe quem é responsável pela empresa;
• Dúvidas urgentes ficam sem resposta;
• O contador não antecipa prazos;
• Documentos são solicitados repetidamente.

A falta de comunicação aumenta o risco de decisões erradas, especialmente antes de emitir notas, contratar funcionários, alterar o pró-labore ou incluir novas atividades.

7. Não existe transparência sobre os serviços

A proposta e o contrato contábil devem informar quais serviços estão incluídos, os valores cobrados, a periodicidade e as responsabilidades das partes. O Código de Ética Profissional do Contador determina que os serviços e seus valores sejam apresentados explicitamente e que a contratação seja formalizada por escrito.

O cliente deve saber se o contrato inclui:

• Escrituração contábil;
• Departamento fiscal;
• Pró-labore;
• Folha de pagamento;
• Declarações anuais;
• Dmed;
• Atendimento a fiscalizações;
• Alterações cadastrais;
• Regularizações;
• Emissão ou orientação para notas fiscais;
• Planejamento tributário.

Cobranças extras podem existir, mas precisam estar previstas ou ser previamente apresentadas.

8. A contabilidade não conhece a atividade de Psicologia

Cada segmento possui particularidades.

Uma contabilidade para psicólogos precisa compreender temas como:

• CNAE 8650-0/03;
• Fator R;
• Anexos III e V;
• Dmed;
• Pró-labore;
• Retenções de clínicas;
• Emissão de NFS-e;
• Registro da pessoa jurídica no CRP;
• Atendimentos para pessoas físicas;
• Organização financeira do consultório.

A falta de conhecimento da atividade pode gerar orientações genéricas ou incompletas.

Consulte também o conteúdo sobre as obrigações fiscais do psicólogo.

9. A empresa cresceu, mas a contabilidade não acompanhou

Uma estrutura contábil que funcionava quando o psicólogo atendia sozinho pode deixar de ser suficiente após o crescimento do consultório.

A revisão é importante quando a empresa:

• Aumenta o faturamento;
• Contrata funcionários;
• Inclui outros profissionais;
• Abre uma segunda unidade;
• Passa a atender empresas;
• Adiciona novos serviços;
• Compra equipamentos;
• Contrata empréstimos;
• Muda de município;
• Altera a composição societária.

Nesse momento, a empresa precisa de mais do que emissão de guias. Ela precisa de relatórios, controles e orientação para estruturar o crescimento.

Quando não é necessário trocar imediatamente?

Nem toda insatisfação exige uma troca imediata.

Antes de encerrar o contrato, converse com o contador quando o problema estiver relacionado a:

• Uma dúvida ainda não apresentada;
• Um erro isolado já reconhecido;
• Documentos enviados fora do prazo;
• Falta de informações fornecidas pela empresa;
• Expectativas que não estavam no contrato;
• Serviço adicional que não foi contratado;
• Diferença de interpretação que pode ser esclarecida.

Defina o problema de forma objetiva e solicite uma resposta com prazo.

Caso a situação permaneça sem solução ou existam riscos fiscais, a troca passa a ser uma alternativa mais segura.

É possível trocar de contador a qualquer momento?

Sim. A empresa pode trocar de contador sem fechar o CNPJ e sem esperar o início de um novo ano.

Entretanto, é necessário verificar as condições previstas no contrato, como:

• Prazo de aviso prévio;
• Forma de rescisão;
• Honorários pendentes;
• Serviços em andamento;
• Data final da responsabilidade;
• Entrega dos documentos;
• Obrigações que ficarão com cada escritório.

A prestação de serviços contábeis deve ser formalizada por contrato escrito. Na rescisão, também é necessário organizar o distrato e a transferência da responsabilidade técnica.

Qual é o melhor momento para trocar de contador?

Não existe um único mês correto.

A mudança pode ser realizada durante o ano, mas deve ser planejada para evitar que uma obrigação fique sem responsável.

Sempre que possível, escolha uma data que permita concluir o fechamento mensal e definir claramente:

• Qual escritório apurará o último mês;
• Quem entregará as declarações pendentes;
• Quem processará a folha;
• Quem emitirá as guias;
• A partir de qual competência o novo contador será responsável;
• Quem realizará as correções de períodos anteriores.

A troca exige atenção especial perto de prazos como:

• Fechamento da folha;
• Vencimento do DAS;
• Entrega da DEFIS;
• Entrega da Dmed;
• Obrigações municipais;
• Férias e rescisões de funcionários;
• Alterações empresariais em andamento.

Empresas do Simples Nacional precisam transmitir o PGDAS-D mensalmente, inclusive nos meses sem faturamento. Portanto, a responsabilidade por cada competência deve estar definida na transição.

Como trocar de contador

1. Revise o contrato atual

Verifique o prazo de aviso, as condições de encerramento e os serviços ainda em andamento.

2. Escolha a nova contabilidade

O novo contador deve analisar a empresa antes de assumir, verificando o regime tributário, as obrigações, os funcionários e possíveis pendências.

3. Comunique formalmente o escritório anterior

A comunicação deve ser feita por escrito, informando a data de encerramento e o responsável pela recepção dos documentos.

4. Formalize o distrato

O encerramento deve identificar os serviços concluídos, as obrigações pendentes e a data final da responsabilidade técnica.

O CFC orienta que o distrato e a transferência de responsabilidade indiquem a responsabilidade do cliente por receber os documentos que estejam sob a guarda do antigo profissional.

5. Transfira documentos e informações

A documentação precisa ser entregue ao cliente ou ao novo responsável autorizado.

6. Atualize os acessos

Pode ser necessário cadastrar novas autorizações e cancelar acessos concedidos ao escritório anterior.

A Receita Federal permite cadastrar e cancelar autorizações para que representantes acessem os serviços digitais da empresa.

7. Faça um diagnóstico inicial

O novo contador deve verificar:

• Situação fiscal;
• Declarações entregues;
• Impostos pagos;
• Parcelamentos;
• Cadastro da empresa;
• Folha de pagamento;
• Escrituração;
• Notas fiscais;
• Fator R;
• Certidões;
• Pendências municipais.

Quais documentos devem ser transferidos?

A lista pode variar, mas normalmente inclui:

• Contrato social e alterações;
• Cartão do CNPJ;
• Inscrição municipal;
• Alvarás e licenças;
• Certificado digital;
• Procurações e autorizações;
• Livros contábeis;
• Balanços;
• Demonstrações de resultado;
• Balancetes;
• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Plano de contas;
• Conciliações bancárias;
• PGDAS-D;
• DEFIS;
• Dmed;
• DCTFWeb;
• eSocial;
• EFD-Reinf;
• Guias e comprovantes de impostos;
• Folhas de pagamento;
• Férias e rescisões;
• Parcelamentos;
• Notificações fiscais;
• Relatórios de pendências;
• Arquivos de notas fiscais;
• Controle de bens e empréstimos.

A empresa também deve manter os documentos mensais enviados à contabilidade, como extratos, notas, comprovantes e guias pagas. O CRCSP recomenda o envio contínuo desses documentos para que a escrituração permaneça atualizada.

O contador anterior pode impedir a troca?

A empresa tem liberdade para encerrar a relação contratual, respeitando as condições acordadas.

A transferência deve ser formalizada, com definição das responsabilidades e entrega da documentação da empresa.

Questões relacionadas a honorários pendentes precisam ser tratadas conforme o contrato, mas não devem ser confundidas com a continuidade da gestão contábil.

Caso existam dificuldades na entrega dos documentos, registre todas as solicitações por escrito e procure orientação do Conselho Regional de Contabilidade da jurisdição.

O que conferir antes de contratar o novo contador?

Pergunte:

• Quais serviços estão incluídos?
• Quem fará o atendimento?
• Qual é o prazo de resposta?
• A escrituração contábil está incluída?
• O Fator R será acompanhado mensalmente?
• A Dmed está incluída?
• A folha e o pró-labore estão incluídos?
• Existem cobranças anuais?
• Alterações cadastrais são cobradas separadamente?
• Como os documentos serão enviados?
• Quais relatórios serão disponibilizados?
• Como será feita a transferência?
• O escritório analisará períodos anteriores?
• Existe suporte para emissão de notas?
• O contrato apresenta responsabilidades claras?

Não escolha apenas pelo menor honorário. Compare o escopo, o atendimento e a capacidade de acompanhar a empresa.

Como saber se a nova contabilidade é adequada?

Uma boa contabilidade deve permitir que o psicólogo saiba:

• Quanto faturou;
• Quanto pagou de impostos;
• Qual é sua alíquota efetiva;
• Em qual anexo está;
• Como está o Fator R;
• Qual é o resultado da empresa;
• Quais obrigações foram entregues;
• Se existem pendências;
• Quanto pode retirar;
• O que precisa fazer no próximo mês.

A organização financeira também depende da qualidade dos documentos enviados pelo consultório. Veja o passo a passo no artigo sobre como organizar as finanças do consultório.

Troque de contador com uma transição organizada

Vale a pena trocar de contador quando a empresa não recebe orientação, enfrenta erros recorrentes ou não possui acompanhamento compatível com sua atividade.

A Contabilize Digital analisa a situação fiscal, organiza a transferência dos documentos e assume as rotinas contábeis da empresa sem necessidade de encerrar o CNPJ.

Perguntas frequentes

Posso trocar de contador a qualquer momento?

Sim. A troca pode ser realizada durante o ano, desde que sejam respeitadas as condições do contrato e definidas as responsabilidades de cada escritório.

Preciso fechar a empresa para trocar de contador?

Não. A empresa continua com o mesmo CNPJ. Apenas o responsável pelos serviços contábeis é alterado.

Preciso avisar o contador atual?

Sim. A comunicação deve ser formalizada por escrito, observando o aviso prévio e as demais condições contratuais.

O novo contador pode buscar os documentos?

Pode, desde que esteja autorizado pela empresa. O distrato deve definir quem receberá a documentação.

Qual é o melhor mês para trocar?

Não existe um mês obrigatório. O ideal é escolher uma data que permita concluir o fechamento da competência e definir claramente quem entregará cada obrigação.

É possível trocar de contador com impostos atrasados?

Sim. A existência de débitos não impede necessariamente a troca. O novo contador deve identificar as pendências e apresentar um plano de regularização.

Quem corrige os erros do contador anterior?

Isso precisa ser definido na contratação. O novo escritório pode realizar a revisão e as correções como serviço adicional, mas a responsabilidade por multas e prejuízos dependerá da origem do erro e das condições contratuais.

O contador anterior precisa entregar os arquivos?

Os documentos pertencentes à empresa e necessários à continuidade dos serviços devem integrar a transferência, conforme o distrato e os procedimentos profissionais aplicáveis.

Como saber se estou pagando impostos demais?

É necessário revisar o faturamento, o regime tributário, o Fator R, o pró-labore, as retenções e a alíquota efetiva da empresa.

A troca de contador pode gerar multa?

A troca em si não gera multa fiscal. Podem existir valores contratuais relacionados ao aviso prévio, encerramento ou serviços adicionais, conforme o contrato vigente.

CONTEÚDO REVISADO POR ESPECIALISTA

Renato Colpi

CEO da Contabilize Digital • Empresário Contábil

Renato Colpi atua há mais de uma década no setor contábil, liderando a Contabilize Digital e acompanhando de perto a evolução da legislação, da gestão empresarial e das necessidades de profissionais liberais, prestadores de serviço e pequenas empresas.

• CEO da Contabilize Digital
• Empresário Contábil desde 2013
• Atuação voltada à gestão e ao desenvolvimento de negócios
• Experiência no atendimento a profissionais liberais e pequenas empresas

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